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年会会议的场地选择

时间:2018-01-05 00:00:00     作者:   阅读

又到一年年会季,对于各种公司企业,一场盛大的年会可以说是企业上至管理层下至基层员工都翘首以盼的一年一度大事件。年会不能像平时的内部会议由企业内部管理人员兼任会务策划执行,需要专业团队保驾护航,而年会策划中最重要的一环就是要需要寻找到一个最佳的场地和档期。那么在年会场地选择中您需要注意哪些方面呢?杭州活动策划外包公司就年会场地的选择,跟大家分享下经验:


一、年会场地的价格

在年会会场选择的阶段价格往往起到了一个决定性的因素,在年会场地的租赁中。一定要注意价格的范畴及单位。价格明晰之后那就是年会场地供应商所给予的搭建时间,年会的布置需要不少的时间,而布置的时间是否充足,是否提供人手,是否需要另外收费,收费又收多少呢?所以只有在综合比较了所有情况下的价格才是最终可以参考比对的价格哦。

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二、年会场地的档期

年会的时间、年会的地点、年会的规模是年会的基本要求也是年会场地租赁的基本要求。只有满足了基本要求之后才能根据这些基本的要求框架去大概范围的寻找可以满足年会要求的年会场地。


会场地点

与会人员能否轻松方便地到达会场?

会场附近有没有必要的交通路线和停车位?

会场所在地是否安静?安全状况如何?

会场使用时间是否合适?

会场在年会期间是否可用?

诸如年会设备、住宿场所等相关设施在年会期间是否可用?

需要变更年会日期时,会场能否同意?

180102-2展台布置.jpg

三、年会场地的附加要求

在确认了大致可满足年会要求的会场资源后,就要开始筛选了。那么年会的附属要求都有哪些呢?年会场地的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等等最终确认了您的会场需求的条件。在您可选择的大致范围内应该又有很多不符合条件的场地资源被PASS掉了。


下面尊义会议,列举了几个会场附属属性的问题,供您参考:

如果需要的话,会议室类型是否齐全?会场内是否有礼堂?是否有供举办分会使用的小型年会室?

会场内是否提供无线网络接口、投影仪、电子书写板等等?

能否提供小吃、茶、咖啡、正餐?素食主义者、严格素食主义者和有特别饮食需要的人的饮食需求能否得到满足?

会议室通风是否良好?有没有安装空调?

180102-3展台布置2.jpg

四、年会场地合同签订

在最终确定好年会场地后就需要签合同了,签合同也是一门学问,一定要明晰所有之前确认的项目以及价格,白纸黑字写明,结算帐号、结算方式和结算币种也要写清,包括酒店承诺给予的服务和年会场地免费配套的设施都有什么。当然大型的年会最好注明某一层面的场地方负责人是谁,以免年会进行时出现问题找不到负责的人。

180102-4签订合同.jpg

以上分享来自于尊义会议,如果您想举办一个出色的年会,或者可以联系我们尊义会议为您服务。


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