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做好杭州活动策划外包,这些细节必须掌握

时间:2017-11-07 00:00:00     作者:   阅读

随着现代社会的各类会议增多,杭州活动策划外包越来越受到各行业的关注。很多新闻发布会、经销商会议都会采用活动策划外包的形式进行展开。企业不用派专人策划会议活动现场的事项,又能安心的为活动做好前期的准备工作。可以说活动策划外包已经成为了很多企业会议召开的首要选择。但随着行业的兴起,很多新成立的公司不能合理安排活动流程及现场秩序,致使我们能看到很多大型会议现场凌乱不堪,毫无头绪,现场秩序混乱。

会议活动现场.png

那么,一场活动策划应该注意哪些问题呢?

一、会场桌椅摆放

会场的桌椅摆放学问有很多。针对不同主题的活动,杭州活动策划外包公司应具有随机应变的调节能力。例如:某集团年终股东大会。这种类型的会议桌椅摆放最好形成椭圆形。在座参会人员能看到彼此,增加交流感。行业新闻发布会、经销商会议就需要搭建演讲台,下面的桌椅要并排摆放,保证所有参会人员目光聚集到讲台方向。

二、会场桌椅的选择

会议室,内部员工开会和接待外部来访人员,要结合自身企业文化品位,体现和提升自身形象。选择会议室桌椅时要注意色系,明确自己想要给人明快的感觉还是沉稳的感觉,这直接关系到自身的形象。会议活动桌椅材质:注意会议桌椅的质量,保质期和耐磨等相关优缺点,这直接映射出档次的问题,还需考虑与周围的装饰环境是否搭配协调一致。小型会议室要避免选购过大的会议桌椅,不然会显得“不大气”,让人很有压迫感,不仅失了档次,也会造成行动的不便。弓型椅或是四脚椅就比较适合小型会议室,它不占地方,又可叠放,还美观又大方。大型会议室在空间布局上采用长形的会议桌会比较恰当,椅子应采用比较大型,让人舒适的椅子。

会议活动桌椅选择.png

三、灯光设备调试。

为了确保正确的图像色调及摄像机的自均衡,规定映射在与会者脸部的光是匀称的,照度应不低于500lux监视器、投影电视附近的照度为50-80lux,应禁止直射光。   

灯光的方向比灯光的强度更为重要,为灯光安装漫射透镜,可使采光充实漫射,使与会者脸上有匀称采光。光线应以柔和为主,让人不会感觉到烦躁。

四、音响设备调试。

会议室音响的声学要求很严格,要想得到好的音质,不仅要有好的电声设备,还需要有与其相当的声学环境;再好的扬声器,放在混响长的空间内,也会听不清楚,更谈不上音质好了。如果音响不够好,有噪音或是窜频之类的问题,对会议的影响是非常大的,甚至可能会导致会议失败。

会议活动音响设备.png

五、视频设备调试。

在会议中视频设备是非常重要的,很多的演讲、讨论、报告等都会用到视频来展示出来,如果视频不够好或是调试不好,那很可能会降低了会议的效果质量。高清的视频设备能够提升参会者的关注度,同时也减少参会者的视觉疲劳,提高效率。

六、会议记录用品

会议中不可缺少会议记录用品,比如铅笔、纸张、橡皮擦等,参会者不可能全都是自己带过来的,同时还要准备好会议所需资料,摆放好位置。

会议记录.png

会场外布置流程

  1. 确定检票地点

  2. 让检票人员熟悉票样,并交待检票规则

  3. 确定现场售票处

  4. 如有图书销售,统一划分地方,统一管理,做到有条不紊

  5. (500人以上)会议期间打开所有的消防通道,派专人值守

总结:能否做成一场好的活动,全由前期的会议策划及流程细节决定。杭州活动策划外包公司想在行业内出类拔萃,就一定要从细节入手。想客户之所想,及客户之所及。如果您想观看更多杭州活动策划外包服务项目,欢迎登陆:http:/// 




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